Quando a lenda do fitness Natasha Vincent assumiu o papel de apresentadora do GFM no Les Mills Auckland City – uma das principais academias do mundo de treinos coletivos, executando 370 aulas por semana - ela foi imediatamente encarregada de reinventar os horários de aulas para acomodar reformas no piso da academia. Ela revela os principais ingredientes para criar um cronograma que maximizará a capacidade do estúdio e criará uma emoção renovada em torno de seu cronograma.
Oi, Tash. Quais são as principais considerações ao alterar o quadro de horários?
Natasha Vincent (NV): Nossa grande coisa foi: "Como podemos garantir que esse cronograma permaneça realmente empolgante, apesar das interrupções que estarão acontecendo na academia?" Queríamos garantir que a presença das aulas coletivas permanecesse realmente enérgica e viva, para que os alunos ainda sentissem que estavam tendo uma ótima experiência no clube.
Tentamos manter o novo calendário o mais próximo possível do original. Dado que já haverá interrupções nos horários das pessoas com a obra do piso da academia, não queríamos atrapalhar ainda mais com um novo horário. A ideia era fazer uma mudança suave.
Como você decidiu quais aulas manter?
NV: Nós não tocamos em nenhuma das aulas de alto desempenho. Nós as deixamos e depois olhamos para as aulas laterais – aquelas próximas das aulas de melhor desempenho. Analisamos os números das turmas, bem como a variedade de programas ao longo da semana. Por exemplo, se houver BODYPUMP™ ao mesmo tempo todos os dias, há a chance de trocar uma dessas aulas por outra coisa.
Muitos clientes só podem treinar no horário das 18h, por isso queremos ter certeza de que estamos oferecendo a eles variedade em seu treinamento. É olhar para o horário horizontalmente, em vez de verticalmente, e certificar-se de que há muitas opções – ou seja, o que estamos oferecendo às 18h todos os dias da semana? Esse membro receberá uma boa mistura de estímulos de treinamento? Também temos as duas salas, por isso tentamos garantir que, se houver uma aula de força no andar de cima, haja uma cardio no andar de baixo ou vice-versa.
Quantas aulas você acabou cortando?
que olhar para os números e tomar decisões duras sobre o que precisa sair. Normalmente, executamos 326 aulas ao vivo por semana e, quando você adiciona o Virtual a isso, são cerca de 370.
Mesmo que tivéssemos que cortar aulas, não queríamos cortar orçamento. Nós ainda tínhamos o dinheiro para pagar os Instrutores, então, tanto quanto possível, eu fiz aulas de aulas em equipe, e paguei a ambos os Instrutores a taxa total. Isso significava que poderíamos manter nossos grandes instrutores engajados e não cortar sua renda.
Quando se tratava de mover outras turmas, tentamos não movê-las por mais de 15 minutos, porque sabemos que isso realmente afetará os horários das pessoas. Por exemplo, podemos mover esta classe BODYATTACK™ 10 minutos mais cedo e fazê-la 45 minutos, de modo que a classe BODYJAM™ só tem que começar 15 minutos depois? É como um pequeno quebra-cabeça!
Como você garante que está cuidando melhor de seus membros com as mudanças?
NV: Sabemos que a frequência na academia pode cair e, para aqueles que apenas vêm para usar a área em obras, provavelmente irão para outra filial. Permitimos que todos tivessem acesso a todos os clubes Les Mills nas proximidades para acomodar isso. Também esperamos ver um aumento na audiência das aulas. Só esperamos que o calendário possa manter essa emoção e energia para os alunos enquanto estamos passando por reformas.
Quando você decide adicionar um novo programa ao cronograma, como você decide para onde ele deve ir?
NV: Quando estamos colocando uma nova atividade no horário, ela precisa entrar em um horário que ainda não existe, ou substitui outra aula. Considerarei os números de frequência às aulas e o desempenho dos programas em geral para tomar essa decisão.
Se estamos substituindo a aula de um instrutor por uma nova turma, sempre damos a eles a oportunidade de treinar nesse programa e manter o horário.
Um dos desafios ao implementar novos programas é garantir que não sobrecarreguemos nossos instrutores e os esgotemos. Como pilotamos muitas novas aulas aqui, muitas vezes precisamos colocá-las no cronograma muito rapidamente. Você pode recrutar personal trainers para ensinar programas como o LES MILLS Strength Development,™ mas ensinar fitness em grupo também é um conjunto de habilidades diferente do treinamento de clientes. É importante colocar as pessoas certas no palco para que o programa seja bem entregue.
Você cuida de seis academias e mais de 100 instrutores. Qual tem sido o maior desafio da função?
NV: Provavelmente encontrar a melhor maneira de se comunicar com a equipe. Quando eu cuidava de três academias, era fácil – tínhamos três grupos de bate-papo – era muito fácil ficar por dentro de tudo. Agora eu tenho 100 instrutores – uma ampla gama de idades e programas e nem todo mundo está no Facebook. Tem sido um desafio encontrar o método de comunicação que se adapte a todos, porque algumas pessoas querem e-mails, outras querem um texto e outras apenas verificam o Facebook Messenger.
Qual é o segredo para gerenciar uma grande equipe de instrutores?
NV: O maior aprendizado para mim foi ter cuidado ao cair em um espaço onde os instrutores começam a pensar em você como seu conselheiro de orientação.
As pessoas podem começar a vir até você com seus problemas pessoais – coisas acontecendo fora da academia – e é importante definir um limite para que você não assuma demais as emoções de outras pessoas. Eu preciso ter a atitude de: "Ok, o que posso fazer para ajudá-lo na academia com suas aulas?" Você tem que ter muito cuidado onde você traça a linha, caso contrário, você pode assumir as emoções de toda a sua equipe.
O fato é que, embora sim, eu treine e recrute instrutores, não faço isso durante as 40 horas completas da semana. Uma grande parte do papel é trabalhar com todos os outros departamentos da academia – recepção, piso de academia, consultores de vendas, etc... Há um enorme lado administrativo na função – você tem que fazer a folha de pagamentos, o quadro de horários e, em seguida, está tomando as decisões difíceis de quem pode fazer uma aula ou quando colocar uma aula com base no feedback dos alunos.
Há muita tomada de decisão e planejamento de ações, e há semanas em que eu nem tenho contato com minha equipe.
Quando você tem que tirar uma aula fora do horário, como você lida com o lado do instrutor dela?
NV: Aulas coletivas constituem uma indústria emocional. Os instrutores ficam realmente apegados às suas aulas e pode ser a maneira de se conectar com os outros e como eles recebem elogios e reconhecimento. É uma grande parte de sua identidade. Tirar uma aula de alguém nunca é fácil porque há muito apego emocional associado a ela.
Eu posso estar pensando, é apenas uma aula, e tirá-la, mas esse instrutor poderia ser como, esta é a única hora da semana em que eu me sinto bem comigo mesmo. Então isso é muito difícil.
Eu sempre ouço e tento entender de onde eles estão vindo. E então eu vou trazê-lo de volta para – como posso ajudá-lo, mas também ajudar a academia a se apresentar?
O lado emocional pode ser pesado, por isso é importante lembrar aos instrutores que, se eu tiver que tirar a aula deles, é sempre uma decisão de negócios – não é um ataque pessoal a eles.