So weht ein frischer Wind durch euren Kursplan

Als die Fitnesslegende Natasha Vincent die Stelle als Gruppenfitnessmanagerin bei LES MILLS Auckland City antrat – einem der weltweit erfolgreichsten Gruppenfitnessstudios mit 370 Kursen pro Woche – wurde sie sofort mit der Aufgabe betraut, den Kursplan des Studios neu zu gestalten, um die Renovierung der Trainingsfläche zu ermöglichen. Sie verrät die wichtigsten Tipps für einen Kursplan, der die Kursraumkapazität maximiert und euren Kursplan wieder spannend macht.

Hi Tash. Was sind die wichtigsten Überlegungen bei der Änderung des Kursplans?

Natasha Vincent (NV): Unsere wichtigste Überlegung war: „Wie können wir sicherstellen, dass der Kursplan trotz der Renovierungsarbeiten auf der Trainingsfläche ein Hingucker bleibt?“ Wir wollten sicherstellen, dass die Kurse genauso energiegeladen und lebendig bleiben, um den Mitgliedern weiterhin die besten Erlebnisse zu bieten.

Wir haben versucht, den neuen Kursplan so nah wie möglich am Ursprünglichen zu halten. Da die Renovierungsarbeiten schon jetzt zum Teil die Pläne der Mitglieder durcheinanderbrachte, wollten wir sienicht auch noch mit einem völlig neuen Kursplan konfrontieren. Die Idee war, einen sanften Übergang zu schaffen.

Wie hast du entschieden, welche Classes du im Kursplan behalten willst?

NV: Die beliebtesten Classes haben wir überhaupt nicht angefasst. Sie blieben im Kursplan und wir konzentrierten uns auf die Classes, die vor und/oder nach den Lieblings-Classes der Mitglieder im Kursplan waren. Wir haben uns sowohl die Kursteilnahmen als auch die Vielfalt der Programme über die Woche angesehen. Wenn zum Beispiel jeden Tag zur gleichen Zeit BODYPUMP läuft, hast du die Möglichkeit, einen dieser Kurse gegen etwas anderes auszutauschen. Viele Mitglieder können vielleicht nur den 18-Uhr-Termin wahrnehmen, deshalb wollen wir sicherstellen, dass wir ihnen Abwechslung in ihrem Training bieten. Es geht darum, den Kursplan horizontal und nicht vertikal zu betrachten und sicherzustellen, dass es viele Optionen gibt – d. h. was bieten wir an jedem Tag der Woche um 18 Uhr an? Bekommt dieses Mitglied verschiedene Trainingsreize? Wir haben außerdem zwei Kursräume, also versuchen wir sicherzustellen, dass, wenn oben ein Kraftkurs stattfindet, unten ein Cardio-Kurs stattfindet oder umgekehrt.

Wie viele Classes hast du am Ende gestrichen?

NV: Insgesamt 17. Ja, das ist eine ganze Menge. Da mussten wir uns die Zahlen ansehen und die harte Entscheidung treffen, was weg muss. Normalerweise haben wir 326 Live-Kurse pro Woche und wenn du Virtual dazuzählst, sind es etwa 370.

Auch wenn wir Classes streichen mussten, wollten wir das Budget nicht kürzen. Wir hatten immer noch das Geld, um die Instruktor*innen zu bezahlen, also habe ich die Instruktor*innen so oft wie möglich im Team Teach unterrichten lassen und beiden das volle Honorar bezahlt. So konnten wir unsere großartigen Instruktor*innen weiter beschäftigen, ohne ihr Honorar zu kürzen.

Wenn es darum ging, andere Classes zu verschieben, haben wir versucht, sie nicht um mehr als 15 Minuten zu verschieben, um den Zeitplan unserer Mitglieder nicht zu sehr zu beeinflussen. Können wir diese BODYATTACK Class zum Beispiel 10 Minuten vorverlegen und auf 45 Minuten kürzen, damit BODYJAM nur 15 Minuten später starten muss? Es war ein bisschen wie Tetris.

Wie stellst du sicher, dass die Mitglieder bei den Veränderungen optimal betreut werden?

NV: Uns ist bewusst, dass die Zahl der Besucher*innen im Studio sinken könnte; und dass diejenigen, die nur auf der Trainingsfläche trainieren, vermutlich in eine andere Filiale gehen werden. Daher ermöglichen wir allen Mitgliedern den Zugang zu anderen LES MILLS Studios in der Nähe. Wir erwarten auch einen Anstieg der Kursteilnahme. Wir hoffen nur, dass der Kursplan die Begeisterung und Energie für die Mitglieder aufrechterhalten kann, während die Renovierungsarbeiten laufen.

Wenn du dich entscheidest, ein neues Programm in den Kursplan aufzunehmen, wie entscheidest du dann, in welchem Slot es stattfinden soll?

NV: Wenn wir eine neue Class auf den Kursplan setzen, muss sie entweder in ein Zeitfenster passen, das es noch nicht gibt, oder sie ersetzt eine andere Class. Bei meiner Entscheidung berücksichtige ich sowohl die Kursteilnahme als auch die Beliebtheit der Programme insgesamt. Wenn wir einen Kurs durch einen neuen Kurs ersetzen, geben wir den Instruktor*innen immer die Möglichkeit, in diesem Programm zu unterrichten und den Slot zu behalten.

Eine der Herausforderungen bei der Einführung neuer Programme ist es, unsere bestehenden Instruktor*innen nicht zu überlasten. Da wir hier viele neue Classes testweise anbieten, müssen wir sie oft ziemlich kurzfristig in den Kursplan aufnehmen. Wir können Personal Trainer*innen einstellen, um Programme wie LES MILLS Strength Development zu unterrichten, aber das Unterrichten von herkömmlichen Gruppenfitnesskursen erfordert andere Qualifikationen als Einzeltraining mit Kund*innen. Es ist wichtig, die richtigen Leute auf die Bühne zu holen, damit das Programm gut ankommt.

Du betreust sechs Kursräume und über 100 Instruktor*innen. Was ist für dich die größte Herausforderung?

NV: Wahrscheinlich die Kommunikation mit diesem großen Team. Als ich drei Kursräume betreute, war es einfach - wir hatten drei Chat-Gruppen und alle haben sich um ihre eigenen Themen gekümmert. Es war sehr einfach, den Überblick zu behalten. Jetzt habe ich 100 Instruktor*innen – eine breite Palette von Altersgruppen und Programmen, und nicht alle sind auf Facebook. Es war eine Herausforderung, die Kommunikationsmethode zu finden, die allen passt, denn manche Leute bevorzugen E-Mails, andere eine SMS und wieder andere checken nur den Facebook Messenger. Es geht darum, einen Weg zu finden, mit dem alle einbezogen werden und auf dem Laufenden bleiben, was im Studio passiert. Wir haben uns Zeit gelassen und nach drei Monaten beschlossen, dass es am besten ist, für jedes Programm eine Facebook Messenger-Gruppe einzurichten. Aber wir haben diese Entscheidung nicht übereilt getroffen.

Am meisten Angst hatte ich vor der Reaktion der legendären Instruktor*innen, die schon lange in diesem Studio unterrichten – wie sie darauf reagieren würden, dass ich die Leitung übernehme. Aber alle waren großartig und haben mich mit offenen Armen empfangen. Ich glaube, das Wichtigste war, dass wir nicht zu schnell und überstürzt gehandelt und all diese großen, weitreichenden Veränderungen vorgenommen haben. Wir haben uns auf jeden Fall Zeit genommen und versucht, offen zu kommunizieren, was unsere Ziele sind und wo wir hinwollen, aber wir sind auch sehr vorsichtig mit jeder Entscheidung, die wir treffen.

Was ist das Geheimnis, um ein großes Team von Instruktor*innen zu managen?

NV: Das Wichtigste, was ich gelernt habe, ist, dass ich aufpassen muss, nicht in eine Situation zu geraten, in der ich mich von den Instruktor*innen nicht mehr abgrenzen kann. Es kann passieren, dass Leute mit ihren persönlichen Problemen zu dir kommen – Dinge, die außerhalb des Fitnessstudios passieren – und es ist wichtig, eine professionelle Distanz zu wahren, damit du dich nicht zu sehr von den Emotionen anderer Menschen mitreißen lässt. Meine Einstellung muss sein: „Okay, was kann ich tun, um dir im Studio beim Unterrichten zu helfen?“ Du musst für dich entscheiden und klar sein, wo du die Grenze ziehst, sonst läufst du Gefahr, die Emotionen des ganzen Teams in dir aufzunehmen.

Tatsache ist, dass ich zwar Instruktor*innen ausbilde und rekrutiere, aber nicht die vollen 40 Stunden der Woche dafür zur Verfügung stehe. Ein großer Teil meiner Aufgabe besteht darin, mit allen anderen Abteilungen des Fitnessstudios zusammenzuarbeiten – Empfang, Trainingsfläche, Mitgliederberatung, usw. Die Rolle beinhaltet so viel mehr, denn ich kümmere mich um die Bezahlung der Instruktor*innen, erstelle Kurspläne und treffe natürlich auch unbequeme Entscheidungen, wenn es darum geht, wer den Kurs unterrichten dar oder wann ein Kurs, z.B. augrund von Feedback der Mitglieder, angeboten wird. Es werden viele Entscheidungen getroffen, Maßnahmen geplant und manchmal gibt es auch Wochen, in denen ich nicht einmal Kontakt zu meinem Team habe.

Wenn du eine Class aus dem Kursplan nehmen musst, wie gehst du dann mit den betroffenen Instruktor*innen um?

NV: Gruppenfitness ist eine emotionale Branche. Instruktor*innen hängen sehr an ihren Classes und es ist ihnen wichtig, sich mit anderen zu connecten und Lob und Anerkennung zu bekommen. Es ist ein großer Teil ihrer Identität. Es ist nie leicht, jemandem eine Class wegzunehmen, weil damit so viele Gefühle verbunden sind. Ich denke vielleicht „Es ist nur eine Class.“, aber der*die Instruktor*in könnte denken „Das ist die eine Stunde in der Woche, in der ich mich gut fühle.“ Das ist also wirklich schwierig und ein sehr sensibles Thema.

Ich höre immer zu und versuche den jeweiligen Blickwinkel zu verstehen. Und dann komme ich auf die Frage zurück: Wie kann ich dir, aber auch dem Studio helfen, erfolgreich zu sein? Die emotionale Seite kann schwer sein, deshalb ist es wichtig, den Instruktor*innen klar zu machen, dass es immer eine geschäftliche Entscheidung ist, wenn ich ihre Classes streichen muss – es ist niemals etwas Persönliches.