Erfolgsstory gegen die Pandemie: Mit diesem Aktionsplan vorbereitet sein für einen Corona-Fall in den eigenen Reihen

Es ist der schlimmste Alptraum eines jeden Instruktors: ein Teilnehmer wurde positiv auf Corona getestet. Für das Team von Les Mills Takapuna im neuseeländischen Auckland war dieses Szenario etwas, auf das sie schon seit Monaten gewartet hatten. Als sie erfuhren, dass ein infiziertes Mitglied Anfang September innerhalb von 24 Stunden drei Gruppenfitnesskurse besucht hatte, hatten sie einen Aktionsplan parat und waren vorbereitet.

Aufgrund ihrer guten Vorbereitungen und den direkten Aktionen, wurde kein weiterer Fall entdeckt und das, obwohl 86 Mitglieder in engen Kontakt mit dem infizierten Mitglied kamen. Das Studio konnte aufatmen und seine Türen offen lassen. Was war der Trick und welche Steps beinhaltete der Aktionsplan? Und konnte das Studio erfolgreich mit der unangenehmen medialen Aufmerksamkeit umgehen?

DIE WICHTIGKEIT VOM VORPLANEN

"Wir haben die Pandemie schon früh sehr ernst genommen und bereits im Januar damit begonnen darüber zu sprechen. Das half uns, im Februar bereits organisiert und vorbereitet zu sein", erzählt Dione Forbes-Ryrie, Geschäftsführerin der neuseeländischen Les Mills-Kette von 12 Fitnessstudios. "Wir begannen so früh mit der Planung, dass Exercise New Zealand, unsere Bank und sogar unser Rechnungsprüfer dachten, wir würden übertreiben."

"Der Grund dafür, dass wir es so ernst nahmen, war, dass viele von uns bereits in der Branche tätig waren, als sich das Erdbeben in Christchurch ereignete, das 2011 24 Prozent unserer Ressourcen verschlang. Wir wussten, wie die Welt aussieht, wenn die Dinge wirklich aus den Fugen geraten. Als COVID-19 auf unserem Radar erschien, dachten wir sofort: Nimmt diese Krise Ausmaße, wie die Krise vom Christchurch-Beben an? Wir richteten ein Team für kritische Zwischenfälle ein und begannen, verschiedene Arbeitsgruppen zu schulen, um optimal vorbereitet zu sein, sobald es zum Lockdown kommen sollte".

Ironischerweise plante LES MILLS Neuseeland bereits in der Woche, als der reale Fall in Takapuna entdeckt wurde, einen Übungsdurchlauf für einen COVID-19-Fall in einer anderen Filiale der Studiokette. Das bedeutete, dass es bereits einen Aktionsplan gab und Kommunikationsentwürfe für eine Vielzahl von Szenarien vorbereitet waren."

"Es war klar, dass dieser Fall früher oder später eintreten würde, aber den Um- und Ausgang war in unserer Hand.", sagt Guy Needham, Marketing- und Verkaufsleiter von LES MILLS Neuseeland. "Hätten wir nicht im Voraus geplant, hätte es wirklich ziemlich schlimm ausgehen können, besonders wenn man bedenkt, dass die Person unser Studio innerhalb von 24 Stunden dreimal besucht hat".

KOMMUNIKATION IST DER SCHLÜSSEL

Die fortlaufende Kommunikation mit unseren Mitgliedern und unseren Mitarbeitern war entscheidend, um allen ein sicheres Gefühl zu vermitteln und zu zeigen, dass wir offen mit allen Informationen umgehen.

"Viele unserer Mitglieder waren begeistert von unserer transparenten Kommunikation", erzählt Dione. "Wir haben so klar, offen und deutlich wie möglich erklärt, was genau passiert ist und wie die nächsten Schritte und das Kontaktieren durch das Gesundheitsamt ablaufen wird, sofern jemand Kontakt zu dem erkrankten Mitglied hatte. Außerdem haben dafür gesorgt, dass unsere Mitglieder die Neuigkeiten von uns aus erster Hand erfahren und nicht aus den Medien."

"Wir haben außerdem den Kontakt zu unserem internen Team gesucht", erzählt Guy Needham. "Es ist unglaublich wichtig, das eigene Team mit allen Informationen zu versorgen, damit sie optimal mit unseren Mitgliedern umgehen und ihnen mit Rat und Tat beiseite stehen können, denn sie sind die ersten, die von unseren Studiomitgliedern angesprochen werden."

Maßnahmen zur gründlichen Reinigung müssen die Basis sein

Natürlich sind einige von uns in diesen Zeiten vorsichtig, wenn es darum geht, wieder ihr Studio zu besuchen und natürlich ist die Unsicherheit umso größer, wenn es tatsächlich einen Fall in dem Studio gab. Als die Mitglieder des Studios merkten, wie ernst das Studioteam die Bedrohung und den Vorfall nahmen, gab ihnen das ein Gefühl der Sicherheit.

"Als wir aus dem ersten Lockdown herauskamen waren unsere CheckIns auf ca. 60 Prozent gesunken, aber nach nur drei Wochen war sie wieder auf etwa 95 Prozent gestiegen", sagt Dione. "Die Leute bemerkten, welche Vorkehrungen wir bezüglich Abstandsregelungen, gründlicher Reinigung und Desinfizierungsmaßnahmen getroffen haben und das gab ihnen die nötige Sicherheit. Wir verbreiteten unsere Informationen über Social Media, aber auch Mundpropaganda war eines der wichtigsten Methoden, um Mitglieder zurück ins Studio zu bekommen. Die Mutigeren Mitglieder kamen zuerst zurück und sagten dann ihren Freunden, dass sie sich sicher fühlten und es keine Bedenken bezüglich Sicherheitsvorkehrungen gab."

Les Mills Takapuna-Mitglied Joanne Buchanan war anfangs etwas besorgt, aber diese Sorgen wurden schnell entkräftigt. "Sobald ich durch die Türen ging und all die Hygiene- und Maßnahmen zur Abstandseinhaltung sah, fühlte ich mich absolut sicher und habe ohne Bedenken wieder meine Lieblingskurse besucht." Sie erzählt: "Absolut nichts ist vergleichbar mit dem Erlebnis und der Begeisterung, die eine Live-Class bietet. Die Energie der anderen Teilnehmer motiviert mich so sehr und gibt meinem Training den nötigen Kick."

"In den Rückmeldungen unserer Mitglieder hat sich immer wieder gezeigt, wie sehr sie die Vorsichtsmaßnahmen schätzen, die wir treffen", sagt Dione. "Das reicht von der regelmäßigen sichtbaren Reinigung im Studio bis hin zu den Maßnahmen, die wir von ihnen selbst verlangen: Sie müssen ein eigenes Handtuch mitbringen, sicherstellen, dass sie alle Geräte vor und nach der Benutzung reinigen, und natürlich, dass sie sich fernhalten, wenn sie Symptome des Virus feststellen."

DIE RICHTIGEN INFORMATIONEN FÜR DIE MEDIEN

Wie erwartet erregte dieser Vorfall einiges an Aufsehen der Medien. Wie ist das Studio damit umgegangen und wie konnte das Team dem Sturm an Anfragen gerecht werden?

“Priorisierung unseres Teams und unserer Mitglieder war unser Top-Fokus. Der Austausch mit den Medien war nicht unter unseren Top-Prioritäten, aber wir wussten auch, dass wir den Medien die richtigen Informationen geben müssen", erzählt Dione. "Wir hatten unzählige Interview-Anfragen, aber wir hatten das Gefühl, dass einfache und klare Antworten auf die wichtigsten Fragen genügen, also entschieden wir uns dafür, eine Pressemitteilung zu veröffentlichen. Zusätzlich haben wir auf unserer Website einen FAQ-Bereich hinzugefügt, der auf die meisten Fragen eine Antwort bot. Dazu gehört zum Beispiel alles rund um Abstand, Desinfektion und Reinigung bei uns im Studio und wer zu den Personen gehört, die eine Risikobegegnung hatten. Alles kommt zurück auf Transparenz, das ist das A und O."

Das Studio ist stolz auf all die positiven Rückmeldungen ihrer Mitglieder und im Nachhinein wurde sogar in der NEW ZEALAND Herald Zeitung ein Lob ausgesprochen, wie gut das Studio mit der Situation umgegangen ist.

*************

86 Personen wurden als enge Kontaktpersonen der infizierten Person identifiziert und begaben sich sofort in die Selbstisolation. Von diesen 86 Personen wurden alle negativ auf Corona getestet. Aufgrund der Sorgfalt, mit das Studio bereits zum Zeitpunkt des Vorfalls alle Abstands- und Reinigungsmaßnahmen umsetzte, entschied die örtliche Behörde mit, dass das Studio geöffnet bleiben kann. Trotzdem führte das Studio eine zusätzliche vollständige Tiefenreinigung aller Räumlichkeiten durch, gefolgt von einer antiviralen Vernebelungsbehandlung.